امروزه با توجه به حجم ترافیک و شلوغ بودن شهرها بسیار بسیار زمانبندی‌های ما ممکن است به هم ریخته باشد به شکلی که زندگیمان را مختل کرده باشد اگر بتوانیم مدیریت زمان مناسبی داشته باشیم قطعا اتفاقات بسیار سازنده‌ای را میتوانیم در زندگیمان بسازیم.

حال سوال این است که زمان را چطور میتوانیم مدیریت کنیم و چه ابزارهایی برای این قضیه است یکی از راه‌هایی که در مشاوره در جاهای مختلف دائما به شما توصیه میکنند برنامه‌ریزی روزانه یا هفتگی است یعنی برنامه ریزی کنید یا اسکجوالی داشته باشید برای طی هفته‌تان.

یعنی بگویید شنبه میخواهم اینکار را کنم یکشنبه میخواهم اینکار را کنم دوشنبه میخواهم اینکار را کنم میخواهم به شما  بگویم امروزه تقریبا این روش کاملا منسوخ شده که شما برنامه ریزی برای آینده‌تان داشته باشید چرا؟ به خاطر اینکه برنامه ریزی هایی که معمولا برای آینده‌مان داریم بسیار بسیار کلی است و انگار ما صد درصدمان را آنجا گذاشتیم بعضی از افراد به گونه‌ای برنامه ریزی میکنند که قطعا و یقینا غیرقابل اجراست یعنی میگویند هفت تا هفت و ربع اینکار را میکنم هفت و نیم تا هفت و چهل‌و‌پنج دقیقه اینکار را میکنم این روش برنامه ریزی روش برنامه ریزی بسیار غلطی است

پس به شما  توصیه میکنم قبل از اینکه به سمت این نوع برنامه ریزی بروید  نوع دیگری از برنامه ریزی و time management رو باهم بشناسیم  به این شکل که شما لازم است کارهایی که در روز میکنید ساعت بزنید یک ساعت به  دستتان ببندید و هر روز کارهایتان را لیست کنید و میزان زمانی که برای آن کارها صرف کردید را بنویسید و در نهایت مجموع اینها را زیر یک ستون داشته باشید

خیلی جالب است که در اخر هفته خواهید دید که بسیار کمتر از آنچه فکر میکنید کار انجام میدهید پس روشی بهتر نوشتن روزانه‌ی ساعتی است  که کار میکنید انشاءالله در قسمت بعدی درباره اینکه چطور میتوانیم پیشبینی لازم را داشته باشیم و بتوانیم این زمانبندی را مدیریت کنیم با شما گفت و گو خواهیم داشت.

مدیریت زمان به بهترین شکل ممکن

با یادداشت کردن مقدار زمانی که برای انجام هرکار لازم است، دید واضح‌تری نسبت به موضوع «زمان» خواهیم داشت. در واقع برخی از کارهایی که فکر می‌کنیم در عرض ۱۰ دقیقه انجام می‌شوند، ممکن است تا یک ساعت هم طول بکشند و برخی دیگر از کارها که فکر می‌کنیم، تنها به یک ساعت زمان نیاز دارند، ممکن است در حقیقت به سه الی چهار ساعت زمان نیاز داشته باشند.

بنابراین به‌ جای اینکه از پیش زمان انجام کارها را پیش‌بینی کنیم، کارها را انجام می‌دهیم و سپس زمانی که صرف آن‌ها کرده‌ایم را یادداشت می‌کنیم. آن‌گاه می‌دانیم که کارهای ما در طول شبانه‌روز به چه مقدار زمان نیاز دارند. بر این اساس می‌توانیم در برنامه‌ریزی بعدی، زمان معقول‌تری را به انجام هر کار اختصاص دهیم.

این تنها یکی از روش‌های مدیریت زمان بود که می‌توانستید از آن بهره بگیرید، در ادامه، چندین روش دیگر را نیز به شما معرفی خواهیم کرد. همچنین می توانید مقاله ” بهترین روش برای برنامه ریزی ”  را جهت آشنایی بیشتر مطالعه کنید.

۵ روش کاربردی برای مدیریت زمان

قطعاً روش‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که همگی آن‌ها به نوعی کاربردی هستند. اما با توجه به متفاوت بودن شخصیت هر انسان، روش‌هایی که برای یک فرد خاص مؤثر واقع می‌شود، ممکن است برای شخص دیگری، مناسب نباشد.

به همین خاطر در اینجا، به جای یک روش واحد، چند روش برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان را مطرح می‌کنیم تا بسته به روحیه خودتان، از یکی یا چند مورد از آن‌ها در راستای استفاده‌ی صحیح از زمانتان، بهره بگیرید. این روش‌ها به قرار زیر هستند:

• لیست‌بندی

استفاده از لیست، یکی از اصلی‌ترین روش‌هایی است که به ما کمک می‌کند تا از زمانی که در اختیار داریم، برای انجام کارهای مهم خود استفاده کنیم. در این روش، باید لیستی از کارهای قابل انجام را در یک لیست یادداشت کرده و در طول روز بارها با مراجعه به آن لیست، فعالیت‌های خود را یکی از پس از دیگری به انجام ‌برسانید.

این لیست می‌تواند در یک دفترچه دستی یا دفترچه‌ی تلفن گوشی همراهتان یادداشت شود. با داشتن یک لیست، به راحتی می‌توانید کارهایی که در طول روز باید انجام دهید را به موقع انجام داده و از عقب افتادن کارها، رها شوید.

• اولویت‌بندی

اولویت‌بندی نیز نقش بسزایی در مدیریت زمان دارد. چرا که گاهی تعداد کارهای قابل انجام در لیست ما به چندین مورد می‌رسند که در طول روز نمی‌توانیم همگی آن‌ها را به انجام برسانیم. در چنین مواقعی، بهترین کار، اولویت‌بندی فعالیت‌های روزانه است. در این تکنیک، ۳ الی ۵ مورد از مهم‌ترین فعالیت‌ها را در رأس لیست قرار می‌دهید که حتماً انجام شوند.

دیگر موارد لیست، در صورت انجام نشدن هم مشکلی ایجاد نمی‌کنند. اگر شما نیز از روش لیست‌بندی استفاده کرده‌اید، اما باز هم نرسیده‌اید تا همه‌ی کارهای لیست را انجام دهید، اولویت‌بندی فعالیت‌های مهم‌تر، چاره‌ساز سیستم مدیریت زمان‌تان خواهد بود.

• استفاده از زمان‌های مرده

همگی ما زمان‌های مُرده بسیاری داریم که هیچ استفاده‌ی مفیدی از آن‌ها نمی‌کنیم. همین که در مطب پزشک، فرودگاه یا هر جای دیگری، روی صندلی‌های انتظار می‌نشینیم، زمانی که در مترو، تاکسی یا اتوبوس می‌نشینیم و کار مفیدی انجام نمی‌دهیم، جزو زمان‌های مُرده محسوب می‌شوند.

برای مدیریت زمان، می‌توانیم از این زمان‌ها نیز بهره‌ی صحیح ببریم. پس بهتر است برخی از فعالیت‌ها مانند مطالعه، پاسخ‌دهی به پیام‌ها و دیگر مواردی که در چنین زمان‌هایی قابل انجام هستند را در زمان انتظار یا در بین مسیرها به انجام برسانیم.گاهی خیلی بیشتر از آن‌چه که فکرش را می‌کردیم، در مسیرها و مکان‌های خاص معطل می‌شویم و از برخی از کارهایمان عقب می‌مانیم.

بنابراین هرگاه متوجه شدیم که در جایی معطل شده‌ایم و زمان‌مان دارد به هدر می‌رود، می‌توانیم به لیست کارهای روزانه یا لیست کارهای عقب افتادمان نگاه کنیم و ببینیم چطور می‌توانیم یکی از آن‌ها را در چنین موقعیتی به انجام برسانیم. شاید عجیب به نظر برسد، اما استفاده صحیح از زمان‌ها مرده، تأثیر بسیاری در مدیریت زمان ما خواهد داشت که موجب توسعه فردی نیز می شود.

• کاغذهای یادآوری

اگر یادتان می‌رود به لیست داخل دفترچه‌تان نگاه کنید، راه دیگری نیز برای یادآوری فعالیت‌های روزانه و استفاده صحیح از زمان وجود دارد. شما می‌توانید در خانه یا محل کارتان، کاغذهای رنگی یادآوری را به دیوار، میز یا مونیتورتان بچسبانید و روی آن‌ها، کارهایی که قرار است انجام دهید را یادداشت کنید.

با این روش، دیگر کارهای قابل انجام، همیشه پیش رویتان قرار دارند و هربار که به دیوار، میز، مونیتور یا هر جای دیگری که کاغذهای یادآوری را چسبانده‌اید، نگاه می‌کنید، یادتان می‌آید که باید چکار کنید. این روش در بسیاری از مواقع، برای بسیاری از انسان‌ها به خوبی جواب داده و باعث مدیریت زمان ایشان شده است.

• اپلیکیشن‌های مدیریت زمان

گوشی‌های تلفن همراه اسمارت، جزئی جدانشدنی از زندگی ما هستند. در واقع تنها چیزی که در تمام ساعات شبانه روز در دسترس ما قرار دارد، گوشی‌مان است. به همین خاطر اپلیکیشن‌های مدیریت زمان بسیاری ایجاد شده‌اند که می‌توان از قابلیت‌های متنوع آن‌ها استفاده کرد. از جمله مهم‌ترین و کاربردی‌ترین اپلیکیشن‌های مدیریت زمان در سطح جهان، می‌توان نمونه‌های زیر را نام برد:

• اپلیکیشن «Any Do» با قابلیت ایجاد لیست‌های روزانه، یادداشت‌برداری، برنامه‌ریزی پروژه‌های گروهی، امکان برقراری تماس تلفنی و متنی با دیگران و ….
• اپلیکیشن «Google Keep» با قابلیت یادداشت‌برداری سریع در موقعیت‌های ضروری، رونویسی ضبط صدا، ایجاد لیست، اضافه کردن تصویر و بسیاری امکانات دیگر
• اپلیکیشن «PlanMyDay» با قابلیت اولویت‌بندی فعالیت‌های مهم‌تر، یادداشت کردن زمان اختصاصی برای هر فعالیت، اتصال با سایر اپلیکیشن‌های مدیریت زمان و ….
• اپلیکیشن «TimeTune Schedule Planner» با قابلیت‌های برنامه‌ریزی، نوتیفیکشن‌های یادآوری کننده فعالیت‌ها، طراحی نمودار برای فعالیت‌های روزانه و ….

شما با نصب این اپلیکیشن‌ها می‌توانید کلیه فعالیت‌های روزانه خود را سازماندهی کنید تا به صورت صحیح از زمانی که در اختیار دارید، بهره بگیرید. قطعاً مدیریت کردن زمان به کمک اپلیکیشن‌ها برای همه افراد لذت‌بخش خواهد بود.

شما می‌توانید در بین اپ‌هایی که در اینجا معرفی کردیم یا دیگر اپلیکیشن‌هایی که امکان برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را فراهم می‌کنند، گزینه موردعلاقه خود را پیدا کنید. چراکه ممکن است کارایی یک اپ برای شما کاربردی نباشد، اما امکانات اپ دیگر، دقیقاً با نیازهای شما هماهنگی داشته باشد.

اگر روش‌های نامبرده برای مدیریت زمان، جواب نداد، چکار کنیم؟

بسیاری از انسان‌ها از دست روش‌های غیرکاربردی مدیریت زمان، کلافه هستند. برخی‌ها اظهار می‌کنند که هیچ روش مفیدی برای مدیریت زمان وجود ندارد و هیچ روشی برای آن‌ها مؤثر نبوده است. اگر شما نیز جزو این افراد هستید و فکر می‌کنید که روش اختصاصی برای شما وجود ندارد، پس می‌توانید روش اختصاصی خود را خلق کنید.

شما می‌توانید با الگو گرفتن از روش‌های موجود و سپس توجه به شرایط زندگی خود، یک برنامه مدیریت کردن زمان منحصر به فرد برای خود ایجاد کنید. البته گاهی با ترکیب کردن روش‌های موجود هم می‌توان کارها را مدیریت کرد.

برای مثال، از یک اپلیکیشن برای یاداشت‌بردای و لیست‌بندی و از یک اپلیکشن دیگر نیز برای یادآوری استفاده کنید. همزمان با آن هم از یادداشت برداری‌های دستی کمک بگیرید. تا رسیدن به یک نظم شخصی از امتحان کردن روش‌های مدیریت زمان دست برندارید تا در نهایت روش مخصوص خود را یافته یا شخصاً آن را ایجاد کنید.

سخن نهایی

همگی ما به صورت استاندارد، در طول شبانه‌روز، ۸ ساعت را به خواب و ۱۶ ساعت را نیز به انجام فعالیت‌های روزانه خود اختصاص می‌دهیم. ممکن است ۱۶ ساعت برای رسیدگی به همگی کارهای ما کم باشد، اما اگر یاد بگیریم به شیوه‌ای صحیح برنامه‌ریزی کنیم، از پس تمام کارهایمان برخواهیم آمد.

در قسمت ابتدایی این متن، مدیریت زمان به زبان دکتر پدرام شهدوست را با روش متفاوتی عنوان کردیم که ممکن است برای بسیاری از شما مفید واقع شود. همچنین تعریف مدیریت زمان در کنار انواع شیوه مدیریت زمان عنوان شده، می‌تواند برای عده دیگری از افراد مؤثر واقع شود. بهرحال هرکس باید شیوه مناسب خود را برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان بیابد.

برخی از سوالات رایج:

۱. مدیریت زمان مناسب به چه روشی صورت می گیرد؟

مدیریت زمان مطلوب زمانی صورت می گیرد که افراد درک روشنی از برنامه و اهداف خود داشته باشند و در مراحل بعدی با نوشتن و روشن کردن مسیر برای خود به فعالیت های خود ادامه می دهند.

۲. فعالیت های لازم برای مدیریت زمان چیست؟

۱. لیست بندی
۲. اولویت بندی
۳. استفتده از زمان مرده
۴. کاغذهای یادآوری

۳. افراد روش های یکسانی برای مدیریت زمان دارند؟

یک روش برنامه ریزی و مدیریت زمان برای تمامی افراد مناسب نیست بعضی از افراد با ترکیب روش های مدیریت زمان مختلف به نتیجه مطلوب می رسند. نمیتوان گفت برنامه شخصی افراد برای همه مناسب است.