آموزش شیوه برنامه ریزی روزانه ، گام های نوشتن برنامه روزانه
برنامه ریزی روزانه در واقع نوعی نقشه‌برداری از فعالیت‌های روزمره فرد است. برنامه ریزی روزانه می‌تواند شامل نوشتن یک چک لیست، داشتن لیست کارها، تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه وعده‌های غذایی باید بخوریم یا چه مقدار پول می‌توانیم هزینه کنیم و سایر مسائل روزمره است که برای ما اهمیت ویژه‌ای دارند.
اگر شما فردی هستید که معمولاً روزهای شلوغی را پشت سر می‌گذارید و مدیریت زمان برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است، آموزش برنامه ریزی روزانه می‌تواند زندگیتان را متحول کند.
برنامه ریزی روزانه چیست ؟
گاهاً با شلوغ شدن زندگی روزمره‌مان این موضوع اهمیت بالایی پیدا می‌کند که بتوانیم کارهای مورد نظرمان را با نظم و ترتیب انجام دهیم؛ زیرا هرگونه بی‌نظمی و فراموش کردن این عوامل باعث افت بهره‌وری و احساس خستگی طاقت فرسا در ما می‌شود.
از این رو پایبند بودن به اصول برنامه ریزی روزانه یکی از روش‌های اثبات شده‌ای است که در آن افراد قادر به مدیریت مؤثرتر وقت خود هستند. شما با داشتن یک دفتر برنامه‌ریزی که بتوانید روزانه برنامه‌های مهم خود را در آن یادداشت کنید دیگر امکان فراموش کردن نکات و کارهای مهم در طول روز برایتان به امری غیرممکن تبدیل می‌شود.
حال که متوجه اهمیت برنامه ریزی روزانه شدید باید بگویم که ما در ادامه این مقاله از دکتر ویز قرار است برای شما ۰ تا ۱۰۰ داشتن یک برنامه ی روزانه مؤثر و فواید انجام این کار را توضیح دهیم.
آموزش برنامه ریزی روزانه
انجام دادن برنامه ریزی روزانه به روش صحیح یکی از مهمترین مواردی است که شما باید به دلیل اهمیت بالایی که دارد، شیوه صحیح کار کردن با آن را یاد بگیرید.
همچنین لازم است بدانید که شما با فراگرفتن این علم و انجام دادن مداوم آن در طول روزهای زندگیتان مطمئناً در کمترین زمان به فردی بسیار موفق تبدیل خواهد شد. شما به‌راحتی می‌توانید با یادداشت و برنامه ریزی روزانه در اکسل، موبایل و یا حتی یک دفترچه یادداشت ساده امکان فراموش کردن نکات مهم زندگیتان را به صفر برسانید.
در ادامه ما به شما ۱۰ نکته مهم در خصوص نوشتن یک برنامه روزانه مفید و کارآمد را خواهیم گفت.
-
زود بیدار شوید و ساعت‌های مشخصی را برای خواب تعیین کنید
زود بیدار شدن اولین قدم در سازماندهی کردن روز شماست. این نکته را فراموش نکنید که اگر زود بخوابید مسلماً زود هم بیدار خواهید شد. هنگامی که شما زود بخوابید و زود بلند شوید قطعاً میزان انرژی کافی برای انجام مشتاقانه فعالیت‌های خود در طول همان روز را خواهید داشت و کمتر احساس خستگی خواهید کرد.
از این رو این موضوع اهمیت پیدا می‌کند که ساعت مشخصی را برای خوابیدن و بیدار شدن در نظر بگیرید. انجام این کار به شما کمک خواهد کرد تا روز خود را طبق برنامه مشخص شده از پیش طی کنید و سعی کنید برنامه‌ریزی‌هایتان به گونه‌ای باشد که حتماً ۸ ساعت خواب مفید را در طول روز برای خود در نظر بگیرید.
-
ادامه دهید، هر چقدر هم که دشوار به نظر برسد
اجازه ندهید که دشواری شروع برنامه ریزی روزانه مانع از ادامه کارتان شود، خود را در یک نبرد یا یک چالش در نظر بگیرید آیا باخت را می‌پذیرید؟ مطمئناً نه … پس ادامه دهید و در برابر تمام دشواری‌های پیش روی خود مقاومت کنید و بدانید که به محض رسیدن به موفقیت از تلاش‌های امروزتان راضی خواهید بود.
-
سرگرمی را نیز در لیست برنامه‌های خود بگنجانید
این موضوع مهم است که ساعاتی را در برنامه روزانه خود به سرگرمی و خوشگذرانی اختصاص دهید، خصوصاً در برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان. این امر باعث می‌شود تا شما بتوانید بهتر و قویتر روی کارهای جدی که نیاز به تلاش و تمرکز زیادی دارند؛ مانند مطالعه، کار و سایر کارهای ضروری دیگر متمرکز شوید.
می‌توانید در ساعات مختص به سرگرمیتان به انجام تفریحاتی مانند؛ فیلم‌دیدن، رمان خواندن، یادگیری زبان جدید، صحبت با یک دوست و پیاده‌روی بپردازید. هر کاری که باعث خوشحالی شما در آن لحظه می‌شود و شما را از استرسی که در طول روز با آن روبرو بودید دور می‌کند، می‌تواند برای قرار گرفتن در این لیست مناسب باشد.
-
چشم اندازی از روز بعد خود را تصور کنید
شما برای رسیدن به هدفی هر چقدر هم که ساده باشد ابتدا باید چشم‌انداز درستی از آن داشته باشید. اولین کاری که باید برای سازماندهی کردن روز خود انجام دهید ایجاد یک تصویر واضح از کاری است که قصد انجام آن را در آن روز دارید، پس بدون وارد کردن جزئیات و یا نوشتن برنامه تنها یک لیست سریع از هر آن‌چه که شما می‌خواهید در روز موردنظر انجام دهید را در ذهنتان تجسم نمایید.
-
ساعت مشخصی را به استفاده از اینترنت اختصاص دهید
همانطور که می‌دانید اینترنت این روزها تبدیل به عضوی جدانشدنی از زندگی ما تبدیل شده است، به گونه‌ای که شما به قصد چک کردن پنج دقیقه‌ای اینستاگرام گوشی خود را بر می‌دارید و ناگهان متوجه می‌شوید که ساعت‌ها مشغول کار کردن با آن هستید. حال شما باید به منظور جلوگیری از این اتفاق و نوشتن یک برنامه ریزی روزانه دقیق، ساعت مشخصی را به استفاده از این تکنولوژی اختصاص دهید و میزان حق استفاده خود را از آن مشخص نمایید.
-
روز خود را به مراحل مختلف تقسیم کنید
تقسیم روز به صورت مرحله‌ای یکی از اقدامات آسان برای سازماندهی کردن هدفمند روز شماست که هدف از انجام این کار پایبند کردن خود به انجام دقیق مسئولیت‌های تعیین شده در طی برنامه‌های روزانه است.
شما می‌توانید روز خود را در برنامهتان به روشی مناسب تقسیم بندی کنید، اما این موضوع را نیز در نظر بگیرید که بهتر است که ابتدای روز را به انجام کارهایی مانند، مطالعه و هر آن‌چه به تمرکز بیشتر نیاز دارند اختصاص دهید زیرا ابتدای روز تمرکز شما بیش از هر ساعت دیگری است؛ پس بهتر است تا مطالعات را در ابتدای روز و پرداختن به سرگرمی و خوشگذرانی را به پایان روز انتقال دهید.
-
همه چیز را در اطراف تان سر و سامان بدهید
انجام این کار نه تنها زندگی شما را تسهیل می‌کند بلکه باعث می‌شود که احساس راحتی و آرامش نیز داشته باشید. بنابراین سعی کنید تا همواره همه چیز را در اطراف خود سازماندهی کنید تا بتوانید خود را جمع کنید و افکار و برنامه‌های روزانه خود را به درستی و موبه‌مو اجرا نمایید. همانطور که شما عزیزان می‌دانید انجام دادن کارهای روزانه در یک محیط آشفته اصلاً کار درستی نیست و باعث پرت شدن حواس شما می‌شود. پس سازماندهی کردن و نظم بخشیدن به محیط اطرافتان به گونه‌ای مثبت باعث سرعت بخشیدن به انجام اموراتتان می‌گردد.
-
نه گفتن را بیاموزیم
یکی از عواملی که مانع برنامه ریزی برای اجرا شما می‌گردد به تعویق انداختن کارهای روزانه برای فردا به‌دلایل غیرضروری است. این به‌تعویق انداختن‌ها باعث می‌شود تا تمام تلاش‌هایی که در طول روزها و ماه‌ها انجام داده‌اید از بین برود، بنابراین باید به دنبال راهی برای مقابله با هرگونه به تعویق افتادن برنامه‌هایتان باشید.
یادتان باشد که همین تعلل‌های کوچک می‌توانند باعث جمع شدن کارهای شما گردند و برنامه شما را به کلی از ریتم روزانه خارج کرده و خراب کنند. گاهی دوستانتان از شما درخواست‌های وقت‌گیری می‌کنند که شما علی‌رغم خواسته قلبیتان برای انجام دادن آن کارها در رودربایستی قرار می‌گیرید و مجبور به قبول کردن آن کارها می‌شوید، در حالی که غرق در انجام وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با خود هستید.
بدون شک این رفتار بسیارغلط است، زیرا باعث جمع شدن وظایف شما می‌گردد. جمع شدن وظایف شما در واقع به این معنی است که مجبور خواهید شد در روزهای آینده تحت فشار و تنش بسیار بالایی اقدام به انجام کارهای عقب افتاده‌تان بکنید که قطعاً کیفیت کارتان را نیز کاهش خواهد داد، پس از همین حالا یاد بگیرید تا به کارهای غیرضروری «نه» بگویید و بدانید که نه گفتن به‌این معنا نیست که شما به دوستی‌تان اهمیت نمی‌دهید و یا آدم بی‌ادب و گستاخی هستید، بلکه به این معنا است که شما کارهای خود را در اولویت قرار می‌دهید.
-
اندکی به خودتان سخت بگیرید
چه می‌شود اگر برای مدت اندکی با خودتان سخت‌گیر باشید، ممکن است در ابتدا احساس ضعف انرژی و عدم اشتیاق کنید و به عقب‌نشینی کردن فکر نمایید، این احساسات و افکار در ابتدای کار امری کاملاً طبیعی و مورد انتظار هستند و لازم نیست نسبت به آن‌ها نگران باشید.
تمام چیزی که شما باید از خود انتظار داشته باشید و نسبت به آن اندکی سختگیری کنید این است که در برابر این تمایل به تسلیم شدن‌ها مقاومت کنید و به خودتان یادآوری کنید که اگر بتوانید روزهایتان را به طور پی‌درپی در قالب یک برنامه مشخص تنظیم کنید می‌توانید در سایر جنبه‌های زندگی نیز به موفقیت برسید. حال این موفقیت می‌تواند شامل پیشرفت در برنامه ریزی تحصیلی، کاری و یا در هر زمینه دیگر باشد.
-
در پایان روز به خود پاداش دهید
پاداش دادن به خود یکی دیگر از روش‌های مؤثر در ایجاد انگیزه برای ادامه دادن به مسیرتان است، زیرا انجام این کار به شما کمک می‌کند که در عین سخت بودن آن بتوانید با انگیزه و اشتیاق آن را ادامه دهید و به این زودی‌ها تسلیم خستگی و سختی راه نشوید. همچنین انجام دادن این کار باعث می‌گردد تا میزان دشواری کار برای شما کاهش پیدا کند و انگیزه‌تان برای به اتمام رساندن روزانه برنامهتان هر روز بیش از پیش تقویت گردد. پس برای باقی ماندن بر روی برنامه ریزی روزانه خود انجام دادن این کار می‌تواند بسیار کمک کننده باشد.
اهمیت اصول برنامه ریزی روزانه
۳ نکته ارائه شده در زیر به شما نشان می‌دهد که چرا برنامه کارهای روزانه برای نوجوانان و بزرگسالان در راه رسیدن به موفقیت از اهمیت بالایی برخوردار است.
- برنامه‌ریزی می‌تواند میزان استرس شما را بسیار کاهش دهد. در اصل نداشتن برنامه ریزی روزانه علت استرس بیش از حد در افراد می‌شود. در واقع داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب از جهتی باعث آرامش خاطر شما می‌شود که به شما این اعتماد را می‌دهد که از قبل یک برنامه عملی برای رسیدن به اهدافتان تنظیم کرده‌اید و اهداف شما ۱۰۰% قابل تحقق هستند.
- برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا در برابر موانع پیش رو کاملاً آماده باشید، زیرا بخشی از اهمیت داشتن یک برنامه مناسب در این است که به شما فرصتی می‌دهد تا هرگونه پیش آمد تصادفی را از قبل در نظر بگیرید و برای مقابله با آن نقشه طراحی کنید.
- برنامه‌ریزی همچنین به‌عنوان روشی برای ارزیابی پیشرفت شما در حین کار تلقی می‌گردد. برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه و هفتگی شما را در طی روزها و هفته‌های گذشته به وضوح نشان می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد تا بررسی کنید که طبق برنامه خود پیش رفته‌اید یا خیر؟
معرفی ۶ مزیت نوشتن برنامه روزانه
شاید تاکنون با اصول برنامه ریزی روزانه به طرز صحیح آشنا شده باشید اما ممکن است هنوز مزایای آن را کشف نکرده باشید به همین دلیل در این بخش از مقاله قرار است تا شما را با ۶ تا از مهمترین مزایای برنامه ریزی روزانه آشنا کنیم.
-
به مدیریت زمان کمک می‌کند
اگر در طول روز و هنگام انجام دادن فعالیت‌هایتان گمان می‌کنید که وقت کافی برای انجام همه آن‌ها ندارید، به این دلیل است که شما مدیریت زمان را به طور مؤثر انجام نداده‌اید. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که شما کارهایتان را با بازیگوشی انجام داده‌اید و از انجام یک کار به کار دیگر پریده‌اید. استفاده کردن از یک برنامه ریزی روزانه به شما این امکان را می‌دهد تا هر کاری را در تاریخ و زمان معین و مقرر شده به درستی به انتها برسانید.
-
بازده بیشتری دریافت کنید
داشتن یک برنامه روزانه صحیح شما را ترغیب می‌کند تا به‌طور مؤثرتر و کارآمدتر کارهای خود را به انتها برسانید و به سمت کارهای تعیین شده بعدیتان در لیست برنامه‌هایتان حرکت نمایید. حال این کارها می‌تواند شامل نظافت منزل یا کار بر روی پروژه‌ای باشد که در مدرسه یا محل کار به شما محول شده است. شما با استفاده از یک برنامه‌ریزی صحیح می‌توانید بهره‌وریتان را بهبود ببخشید.
-
شما را از تنش و استرس نجات می‌دهد
همانطور که قبلاً نیز برایتان ذکر کرده‌ایم استرس اشکال مختلفی دارد، اما وجه مشترک بیشتر آن‌ها خستگی است. شما به دلیل کمبود وقت و خواسته‌های زیادتان اغلب ممکن است دچار استرس شغلی شوید، همچنین تأثیرات بیرونی نیز می‌توانند در سطح استرس شما تأثیرگذار باشد اما شما با داشتن یک برنامه روزانه که از قبل تعیین شده است می‌توانید هر کاری را طبق آن‌چه که از پیش مشخص شده است انجام دهید و دیگر از شر هر گونه استرس و تنش رهایی پیدا کنید.
-
فواید زیادی برای سلامتی دارد
برنامه‌ریزی از راههای مختلف می‌تواند به سلامتی شما کمک نماید، مثلاً شما با پیگیری برنامه‌های روزانه‌تان مانند، ورزش و رژیم می‌توانید سلامت جسمی خود را کنترل نمایید و یا این که به‌طور منظم به دکتر و دندانپزشکی مراجعه کرده و سلامتی عمومیتان را نیز بهبود بخشید.
-
به شما زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌های خلاقانه می‌دهد
از آنجا که شما با پیروی کردن از یک برنامه روزانه خاص دیگر وقت آزاد بیشتری خواهید داشت، می‌توانید این وقت آزاد را به انجام امورات هنری و خلاقانه‌ای که به آن علاقه‌مند هستید اختصاص دهید.
-
از تاریخچه و سوابقتان نگهداری می‌کند
شما با داشتن یک برنامه ریزی مرتب و یادداشت کردن روزانه آن‌ها دیگر می‌توانید هر موقع که خواستید متوجه شوید در فلان روز دقیقاً چه کاری را انجام داده‌اید. برای مثال اگر تاریخ قبلی را برای انجام یک کار فراموش کرده‌اید می‌توانید تنها با یک رجوع ساده به کتاب برنامه ریزی‌تان از تاریخ دقیق برگزاری آن اطلاع پیدا کنید.
نحوه برنامه ریزی روزانه با اولویت بندی
حالا که فهمیدید برنامه ریزی چه فوایدی دارد و با فواید برنامه ریزی آشنا شدید، وقت آن رسیده است تا دست‌به‌کار شده و این حرف‌ها را عملی کنید. برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه مناسب، بهتر است از یک دفتر برنامه‌ریزی استفاده کنید و کارهایی که باید انجام دهید را در آن بنویسید. این روش باعث می‌شود تا مغز شما کارهای لازم را با نظم و ترتیب سازماندهی کند. برای نوشتن برنامه‌ریزی، باید مراحل زیر را طی کنید.
تعیین وقت
اولین کاری که برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه باید داشته باشید، این است که مدت‌زمان وقت خود را مشخص کنید. باید به این نکته توجه کنید که در طول روز چقدر وقت دارید و چقدر هم کار دارید. این موضوع، به هدف و شغل شما هم بستگی دارد. برای مثال، اگر تمایل دارید که در موقعیت شغلی خود پیشرفت کنید، باید برنامه‌ریزی خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که برای حرفه خود زمان بیشتری اختصاص دهید. اگر قصد دارید به کارهای دیگری برسید، می‌توانید زمان کمتری برای شغل خود بگذارید.
اولویت‌بندی کارها
کار بعدی که برای نوشتن یک برنامه ریزی روزانه باید به آن توجه کنید، اولویت‌بندی کارهاست. شما باید تعیین کنید که کدام یک از کارهای شما برای شما اهمیت بیشتری دارند. اگر برای نوشتن برنامه ریزی روزانه کارهای مهم خود را در اولویت قرار دهید، موجب می‌شود تا کیفیت و عملکرد خود را بالا ببرید و باعث موفقیت بیشتر شما خواهد شد. به‌عنوان‌مثال، اگر شما رهبر یک تیم هستید، بهتر است مدتی از روز خود را به حل مشکلات اعضای تیم بپردازید.
نحوه برنامه ریزی روزانه درست این است که به لیست کارهای خود نگاه کرده و آن‌ها را به سه دسته تقسیم کنید. اولین دسته، کارهای مهم، دومین دسته کارهای فوری و ضروری و آخرین دسته هم کارهایی که برای رسیدگی به اعضای تیم می‌شود. برای برنامه ریزی روزانه این کارها را به ترتیب اولویت انجام دهید؛ یعنی اول کارهای مهم، بعد کارهای فوری و در آخر هم کارهای مربوط به اعضای تیم.
تعیین وقت برای انجام کارها
برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه عالی، باید وقت مناسبی برای هر یک از کارهای خود تعیین کنید. برای این موضوع، سعی کنید ساعاتی را انتخاب کنید که بازدهی بیشتری دارید مغز شما توانایی بیشتری دارد. برای مثال، برای انجام کارهای مطالعاتی و فکری، بهتر است انجام این کارها را در اول صبح قرار دهید. البته لازم به ذکر است که در روش برنامه ریزی روزانه هر شخصی با شخص دیگر متفاوت است و بازدهی هرکس در ساعات مختلف روز باهم فرق دارد.
تعیین وقت برای کارهای غیرقابل‌پیش‌بینی
اگر می‌خواهید یک برنامه ریزی روزانه کارآمدی داشته باشید، بهتر است برای انجام کارهای غیرمنتظره و اضطراری هم وقتی تعیین کنید. برای اینکه بدانید که چقدر در روز برای این اتفاقات اختصاص دهید، می‌توانید از آموزش برنامه ریزی روزانه کمک بگیرید و از تجربه خود در زندگی استفاده نمایید.
تجزیه‌وتحلیل فعالیت‌ها
یکی از مهمترین کارهایی که در پایان برنامه ریزی روزانه باید انجام دهید این است که فعالیت‌هایی که تاکنون یادداشت کرده‌اید را به‌دقت تجزیه‌وتحلیل کنید. اگر برای این کار دچار مشکل می‌شود و نمی‌توانید این فعالیت‌ها را آنالیز کنید، می‌توانید از یک نمونه برنامه ریزی روزانه استفاده کنید و به کمک آن، به برنامه‌ریزی خود سروسامانی دهید.
نتیجه‌گیری
در طول این مقاله از دکتر ویز سعی کردیم تا برای شما از کلیات برنامه ریزی روزانه صحبت کنیم و صفر تا صد نوشتن یک برنامه روزانه صحیح را به شما آموزش دهیم، همچنین در ادامه این مقاله به شما از فواید و اهمیت و آموزش برنامه ریزی روزانه را گفتیم. نوشتن برنامه روزانه در اکسل، گوشی و یا هر دفتری ممکن است کاری بسیار ساده به نظر بیاید، اما انجام آن می‌تواند زمینه‌ساز رسیدن شما به اهداف تعیین شده‌تان گردد.
برخی از سؤالات رایج:
۱. برای برنامه ریزی روزانه مناسب باید به چه نکاتی توجه کرد؟
۱. زمان خواب منظم داشته باشید.
۲. کارتان را ادامه دهید.
۳. از موانع نترسید.
۴. مسیر واضحی برای خود مجسم کنید.
۲. اهمیت برنامه ریزی روزانه چیست؟
برنامه ریزی روزانه از درگیری ذهن جلوگیری می کند و از طرفی باعث صرفه جویی و دقت در وقت می شود. همچینین کارکرد افراد را در دراز مدت افزایش می دهد.
۳. چگونه برنامه ریزی باعث افزایش عملکرد می‌شود؟
۱. به مدیریت زمان کمک می‌کند.
۲. بازده بیشتری را دریافت می‌کنید.
۳. از استرس دور می شوید.
۴. به سلامت شما کمک می‌کند.
نظرات شما عزیزان:
