کاهش هزینه سازمان جزو دغدغه های اصلی هر کارفرمایی است. حتما این سوال برایتان پیش آمده که چطور میتوان این هزینه‌ها را کم کرد و به میزان سود اضافه کرد.
مدیران همواره به دنبال کم کردن کاهش هزینه شرکت خود هستند. کاهش هزینه کسبوکار همیشه آسان نیست و به خلاقیت و امتحان راهکارهای نو احتیاج دارد که ممکن است به آن ها فکر نکرده باشید. در ادامه DrWays چند راه مؤثر برای کاهش هزینه شرکت را به شما معرفی میکند.روش کاهش هزینه ها در شرکت چیست ؟ راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه در شرکت ها چیست؟
۲۳ روش پیشنهادی برای کاهش هزینه شرکت در کسبوکار شما
راههای کاهش هزینه های شرکت عبارتند از:
۱-کاهش هزینه‌ی شرکت با چاپ کمتر
چاپ کردن برگه بسیار هزینه بر است و به منابع و دستگاه های مختلف نیاز دارد.جوهر چاپگر ارزان نیست و اگر هر روز از آن استفاده می کنید باید هر چند ماه آن را عوض کنید، که بسیار هزینه بر است.به علاوه هزینه‌ی تعمیر و نگهداری دستگاه ها را نباید فراموش کرد.
ما درعصر دیجیتال زندگی میکنیم استفاده از دیسک سخت(hard disk) بسیار به صرفه تر از کاغذ است.علاوه بر این با استفاده از کامپیوتر میتوانیم از اطلاعات خود نسخه ی پشتیبان تهیه کنیم، و امکان از بین رفتن آن مانند کاغذ وجود ندارد.
۲-صورت حساب های خود را زودتر پرداخت کنید
بسیاری از فروشندگان در صورت پرداخت زود هنگام صورت حساب تخفیفاتی را برای مشتریان در نظر میگیرند. این امر نشان دهنده‌ی خوش حسابی شماست و همچنین باعث بهتر شدن رابطه ی شما با فروشنده ی مورد نظر و در نتیجه کاهش هزینه شرکت میشود.
۳-اجناس انبار خود را کاهش دهید
بسیاری از مدیران خریدها ی خود را به صورت عمده انجام میدهند، تا شامل تخفیفات و مزایا های بیشتری شوند.شاید از دید همگان این ایده مطلوب باشد در صورتی که اینگونه نیست.
با بررسی بازار میتوان نیازمان را دریابیم، که بیشتر از مقدار لازم خرید نکنیم.زیرا انبار کردن موارد مصرفی نیز میتواند شامل هزینه‌های نگهداری شود.
۴-استفاده از بازاریابی اینترنتی
به جای هزینه های بسیار برای تبلیغ در تلویزیون یا بیلبوردهای تبلیغاتی, میتوان برای افزایش بازدید کننده به سایت یا شرکت خود از موتورهای جست و جو گرو شبکه های اجتماعی استفاده کرد.
با استفاده از شبکه های اجتماعی میتوان مشتری های جدید را برای بازار محصول پیدا کرد. همچنین این روش ها بسیار ارزان تر از روش های سنتی است. زیرا به راحتی قابل دسترسی است. علاوه بر این هزینه‌های جانبی حمل و نقل و یا ارائه حضوری را کاهش میدهد.
در بسیاری از مواقع کسبوکار ها برای معرفی حضوری یک محصول نیازمند تهیه کاتالوگ یا بروشور هستند. این کار مقدمات پر هزینه‌ی دیگری مانند عکاسی، ادیت، طراحی گرافیک و چاپ را دربر دارد. اما روش‌های بازاریابی دیجیتال علاوه بر وسعت بیشتر امکانات متعدد دیگری را در اختیار ما قرار میدهد. مثل امکان صرفه جویی در زمان، همه‌گیر بودن، تسهیل در امر برندینگ، کاهش هزینه شرکت و بالا بردن میزان فروش که در حقیقت از اهداف اصلی ایجاد یا انجام هر کسبوکار است. چه کوچک و نو پا، چه بزرگ و گسترده باشند.
۵-کاهش هزینه شرکت با نیرو های کارآموز
امروزه افراد زیادی علاقه مند به پیوستن به بازار کار برای کسب تجربه هستند. این امر برای هر دو طرف سود آور است. بسیاری از کارآموزان افراد باهوش و با استعدادی هستند و به پیشرفت شرکت شما کمک میکنند.
اما شرایط شما باید مشخص باشد به گونه‌ای که بدانید چه چیزهایی مد نظرتان است تا بتوانید سرمایه گذاری‌های درستی در انتخاب افراد داشته باشید. زمانی که برای یک نیروی جدید صرف میکنید تا با شرایط کار ارتباط برقرار کند و به سود آوری برسد در واقع جزوی از هزینه محسوب میشود.
۶-فکر کردن به کار در منزل کارمندان
سعی کنید به کارمندان خود اجازه دهید که یک بار در هفته درمنزل خود کار کنند.این کار برای کسب و کار خانگی پولساز بسیار با همیت است به دلیل صرفه جویی در هزینه ها و همچنین انگیزه‌ای که به کارمندان میدهد باعث بالا رفتن بازدهی افراد میشود.
در این شرایط میتوانید از خلاقیت‌ها و پتانسیل‌های بیشتری که افراد دارند استفاده کنید. به یاد داشته باشید که ایجاد روش‌های جدید و طراحی یا تدوین استراتژی‌های موفق جدید یک سرمایه گذاری با بازدهی بالا در مدت زمان مشخصی در آینده است.
۷- لوازم کارکرده خریداری کنید
به جای خریداری لپ تاپ ,کامپیوتر,پرینتر و یا هر وسیله ی الکترونیکی جدید، میتوان دستگاه های کارکرده ی در حد نو با قیمت پایینتر خریداری کنید.
همه ما میدانیم کسب در آمد نیازمند هزینه است. ولی راهی وجود دارد که باعث کاهش هزینه شرکت شویم؟هر شرکتی پتانسیل کاهش هزینه های جزئی دارد ولی کسی به آن توجه نمیکند. مشاوره کسب و کار دکتر ویز به شما کمک خواهند کرد تا علاوه بر کاهش هزینه شرکت، بهره وری شرکت و کارکنان خود را افزایش دهید.
باز بینی خط تولید و یا نوع خدماتی که میتوانید ارائه دهید میتواند با یک بررسی دقیق و هوشمندانه امکان پذیر باشد. در این بخش از بررسی‌ها لازم است به ظرفیت، منابع و مهارتهای فردی یا تیمی افراد دقت کنیم تا بهترین عملکرد را داشته باشیم.
۸-در مصرف برق صرفه جویی کنید
صرفه جویی در مصرف برق ساده است. تنها کافی است، تا دفتر شما قوانین مؤکد را به درستی اجرأ کند.لوازم الکترونیکی که استفاده نمیشود یا کمتر استفاده دارند را از برق بکشید.در صورت عدم حضور افراد وسایل روشنایی مکان مورد نظر را خاموش کنید.در اتاق ها در حد امکان از نور طبیعی استفاده کنید. این امر علاوه بر صرفه جویی، راندمان کاری کارمندان را نیز افزایش میدهد.
۹-کاهش هزینه شرکت با خریداری لوازم اداری به صورت عمده
لوازم اداری از لزومات هر شرکت است.بهتر است لوازم را به صورت عمده خریداری کنید، تا در هزینه های کلی دفتر صرفه جویی شود. نکته بسیار مهم در اینجا امری است که در اکثر کسبوکار ها خصوصا کسب و کارهایی که نوپا هستند به دقت وارسی نمیشود، این است که افراد در ابتدا لیستی از ملزومات تهیه نمیکنند و این امر باعث میشود تا در هنگام خرید نتوان هزینه ها را بهبود داد. زیرا زمانی که شما شناخت دقیق در مورد نیازمندی‌های اصلی خود نداشته باشید نمیتوانید مدیریت درستی روی داراییها داشته باشید.
پیشنهاد در این مرحله تهیه یک لیست قابل مشاهده است. این لیست باید شامل بندهایی باشد که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
بودجه مورد نظر را مشخص کنید.
لیستی از لوازم و تجهیزات مورد نیاز تهیه کنید.
الویت بندی خود را از نظر قیمت، لزوم و مورد استفاده انجام دهید.
اکنون مرحله تحقیق است. باید بدانید با توجه به نیازتان چه مجموعه‌ها یا شرکت‌هایی، قیمت به صرفه‌تر و کیفیت بهتری دارند و باعث کاهش هزینه شرکت می‌شوند.
خرید خود را انجام دهید و از خدمات پس از فروش اطمینان حاصل کنید.
۱۰-تبلیغات کلامی
از تبلیغات کلامی یا بازاریابی ویروسی بیشتر استفاده کنید. برای آنکه بتوانید به صورت محیطی در اطرافتان به شناخته شدن برسید لازم است تا روش‌های سنتی را هم انجام دهید. در این روش میتوانید به معرف‌ها درصدی تخفیف دهید تا به معرفی افراد بیشتر تشویق شوند.
۱۱-پنچ روز کاری در هفته
پنج روز کاری در هفته نه تنها باعث صرفه جویی در ابزار و وسایل میشود همچنین باعث افزایش نرخ بهره وری و روحیه ی کارکنان نیز خواهد شد. ممکن است فکر کنید که این کار باعث کاهش بهره وری میشود ولی پنج روز کاری در هفته باعث ایجاد فضای سالم و مثبت بین شما و کارمندانتان خواهد شد.
تا به حال چند بار شنیده اید که یک کارمند کار خود را به صورت کامل انجام داده ولی مجبور بوده که تا آخر ساعت کاری در جای خود بنشیند؟اگر ساعت کاری پنج روز در هفته باشد کارمند همیشه کار برای انجام دادن دارد و نیز باعث کاهش هزینه شرکت میشود.
۱۲-برای کاهش هزینه شرکت خود اسپانسر پیدا کنید
اگر برای کسب و کار خود مراسمی برگذار میکنید سعی کنید برای صرفه جویی در مخارج خود از اسپانسر یا حامی کمک بگیرید.در عوض این امر برای اسپانسر خود مزایایی مانند تبلیغات و تخفیفات اختصاص دهید.
۱۳-کارهای وقت گیر را خودکار کنید
کارکنان شما کارهای روزانه ی بسیاری را انجام میدهند که نیاز به دانش و تجربه ی خاصی ندارد.مانند:گذاشتن مطالب در شبکه های اجتماعی و …
این کارها ی وقت گیر راندمان کاری کارمندان را کاهش میدهد.این دسته از کارهای وقت گیررا با پرداخت مبلغی کم میتواند به صورت خودکار انجام داد.
۱۴-استفاده مناسب از فضای کاری = کاهش هزینه شرکت
هر ساله بسیاری از مدیران مبالغ گذافی را صرف اجاره ی دفتر کار خود میکنند.که ممکن است هیچ وقت از تمام فضای محل کار استفاده نشود.
یک راهکار خوب این است که محیط کاری و اجاره را با شرکت دیگر تقسیم کنیم.این امر به شما اجازه میدهد که مکانی مناسب در نقاط خوب شهر با هزینه ی کمتر تهیه کنید.
۱۵-کارمندان موقت استخدام کنید
هرچند وقت یکبار ممکن است شرکت شما نیازمند انجام کاری باشد که در تخصص شما نیست جذب نیروی کار تمام وقت برای این کار باعث هدر رفتن منابع مالی شما خواهد شد.ولی انجام دادن این کار لازم نیست.و شما میتوانید فردی را برای انجام آن کار خاص استخدام کنید و بعد از اتمام کار قرار داد منقضی میشود.با انجام این کار تعداد نیروی کار خود را در حد امکان محدود میکنید و تنها افرادی را که به صورت روزانه به آن ها نیاز دارید به استخدام دائم در می آورید.
۱۶-برای کاهش هزینه شرکت روی کیفیت تمرکز کنید
هرگز برای صرفه جویی کیفیت را فدا نکنید.همواره کیفیت بالا باعث افزایش و ماندگاری مشتریان میشود.
۱۷-روی کارکنان خود سرمایه گذاری کنید
استخدام کارمند جدید پرهزینه است. پس مطمئن باشید برای هر سمت شخص مناسبی را برگزینید. با شفاف کردن برنامه‌های بلند مدت خود، (البته تا حد امکان که سیاست‌های اصلی حفظ گردد.)
میتوانید کارمندان را تشویق کنید تا با گسترش مهارتهای خود بتوانند بخش‌های بیشتری را تحت پوشش قرار دهند و مدیریت استرس در محیط کار را به آن ها بیاموزید. به این صورت حتی میتوانند سطح درآمدشان را نیز بالا ببرند. همواره اضافه کردن به حقوق یک کارمند متعهد به صرفه‌تر از استخدام یک نیروی جدید است.
۱۸-کارهایی که تخصص شما نیست را به شرکت های دیگر واگذار کنید
هر کسب و کاری نقاط ضعف و قدرتی دارد. با بررسی توانایی کارمندان میتوانیم به نقاط قوت وضعف کسب و کار خود پی ببریم. بعد از پی بردن به نقاط ضعف خود بهتر است آن ها را به شرکت های دیگر واگذار کنید.با این روش فعالیت هایی که نقاط ضعف کسبوکار شماست را افراد متخصص با هزینه ی کمتر انجام میدهند.
۱۹- از درست کردن کارهای کاذب بپرهیزید
بعضی از افراد به انجام کارهایی میپردازند که صرفأ برای پر کردن وقت است و هیچ سود یا نتیجه ای برای شرکت ندارد.کارکنان خود را تشویق کنید که قبل از شروع انجام وظایف سودمندی و ثمر بخش بودن آن را در نظر بگیرند.
۲۰-از اخراج کردن نترسید
اگر به کسی آموزش دادید و برای وی شرایط پیشرفت را فراهم کردید ولی آن شخص توانایی لازم را کسب نکرد باید او را با شخص دیگری که توانایی های مورد نظر شما را دارا است تعویض کنید.
۲۱-برای کاهش هزینه شرکت بازه ی فعالیت خود را به حداقل محدود کنید
با کاهش بازه ی فعالیت میتوان برنامه ریزی بهتر و دقیق تری روی خدماتی که ارائه میدهیم داشته باشیم و این امر باعث افزایش کیفیت کار خواهد شد.
۲۲-مهارت کارکنان خود را افزایش دهید
یکی از راه های مؤثر برای پیشرفت در حوزه ی کسبوکار افزایش دادن مهارت کارکنان و اختصاص دادن مسئولیت های مهم به آنها است.ممکن است بعضی از کارها به بیش از یک نفر نیاز داشته باشد بهتر است که در صورت توان افراد با توانایی بالا را با دیگر کارکنان درگیر کنیم.
۲۳-خود را با رقیبانتان مقایسه کنید
با مقایسه خود با رقیبان میتوان نقاط ضعف و قوت کسبوکار را دقیق تر بسنجیم برای مثال اگر مخارج ما در قسمتی بیشتر از رقیبان باشد باید در این زمینه مخارج را کنترل کنیم و به حداقل برسانیم.
چند نکته کاربردی برای کاهش هزینه شرکت:
اکثر تیم افراد شما کلیت هزینه ها را نمیدانند.پس دو بار در سال هزینه های کلی را برای کارکنان شرح دهید.
اجناس قدیمی خود را که در انبار مانده اندارزان تر به فروش بگذارید.هزینه ی نگهداری اجناس قدیمی معمولأ بیشتر از سود فروش آن ها به قیمت روز است.
تا وقتی که مجبور نشدید بدهکار نباشید.بدهکاری زیاد باعث افت و محدود شدن شرکت میشود.
برای افزایش اعتبار کسب و کار خود سعی کنید بیشتر از تبلیغ کردن روابط خود را با رابط های اصلی بهتر کنید.این کار باعث افزایش اعتبار شما در صنف کاری مورد نظرخواهد شد.
برای بعضی از فعالیت های مهم کارکنان زمان مشخصی را تعیین کنید و برای تحویل سریع تر کارها پاداش در نظر بگیرید.
به صورت هفتگی یا ماهانه برای کارکنان خود وقت ملاقات مشخص تعیین کنید.در این قرار ها خواسته ها و انتظارات خود را با آن ها در میان بگذارید.
برای امنیت شرکت خود اهمیت ویژه ای قائل شوید.این کار ممکن است پر هزینه به نظر برسد ولی این امر بسیار حیاتی و قابل توجهی است.با این کار علاوه بر محافظت از اموال خود به کارکنان شرکت هم احساس امنیت منتقل میکنید که همین امر یکی از عوامل مهم افزایش بهره وری آنها و درادامه کاهش هزینه شرکت می‌باشد.
برای پرداخت مالیات از ابتدای سال آماده باشید که در موعد پرداخت آن غافل گیر نشوید.
۵۰% کاهش هزینه سازمان و کسب و کار در ۱۵ روز
کاهش هزینه سازمان و کسب و کار یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران یک شرکت است. این هزینه‌ها درحقیقت هزینه‌هایی هستند که باید برای حصول درآمد پرداخت شوند.
از همین رو اگر بتوان این هزینه‌ها را کاهش داد، میتوان در آمد بیشتری را کسب کرد. این هزینه‌ها شامل حقوق کارمندان، هزینه آب و برق و گاز و تلفن، هزینه تبلیغات و … هستند.
گاهی اوقات حتی ممکن است، هزینه از درآمد بیشتر شود. در این‌صورت اداره یا سازمان و کارخانه شما مجبور به پرداخت ضرر و زیان خواهد شد.
افزایش هزینه نسبت به درآمد امری بعید نیست. زیرا گاهی اوقات ممکن است، مجبور شوید مدت زمان بیشتری را برای رسیدن به یک هدف خاص صرف نمایید.
در چنین شرایطی آشنایی با استراتژی های کاهش هزینه در سازمان، میتواند تا زمان رسیدن به آن هدف خاص، کمک کند تا هزینه کارخانه یا هزینه‌های پرسنلی را کاهش دهید.
در ادامه این مطلب با روش‌های کاهش هزینه کسب و کار، کارخانه و … آشنا خواهید شد. اغلب این روش‌ها، روش‌های امتحان شده برای کاهش هزینه هستند.
این استراتژی‌ها میتوانند به شما کمک کنند تا در مواقع بحران راهی غیر از اخراج پرسنل را برای کاهش هزینه‌های خود درنظر بگیرید.
آشنایی با استراتژی های کاهش هزینه در سازمان
استراتژی های کاهش هزینه در حقیقت اصول و فنونی خاص برای مدیریت هزینه‌ها هستند. یک مدیر موفق نه تنها در شرایط بحرانی شرکت بلکه در شرایط عادی نیز باید با روش های کاهش هزینه سازمان آشنا باشد.
کاهش این هزینه‌ها در شرایط عادی سازمان میتواند سبب حصول سود بیشتر شود. همچنین در شرایط بحرانی آن نیز میتواند جلوی ضرر و زیان کارخانه یا شرکت را بگیرد.
استفاده از سیستم هزینه‌یابی بر فعالیت (ABC)
منظور از سیستم هزینه‌یابی بر فعالیت، اندازه‌گیری هزینه تولید محصول و خدمات بر حسب فعالیت‌های انجام شده برای تولید است. درحقیقت فعالیت‌هایی که برای تولید انجام میشود، سبب افزایش هزینه‌ها خواهد شد.
هزینه‌های تولید محصول و خدمات را در تمام چرخه عمر محصول محاسبه نمایید.
مراحل چرخه عمر محصولات شامل مراحل قبل از ساخت، مرحله تلاش برای ساخت محصول و مراحل پس از ساخت آن است. تمامی مراحل این چرخه شامل هزینه‌هایی هستند که به هزینه مراحل قبل از ساخت، هزینه مراحل تلاش برای ساخت و هزینه مراحل بعد از ساخت تقسیم می‌شوند.
برای مدیریت و کاهش هزینه سازمان ،کارخانه یا ادراه باید تمام مراحل چرخه عمر محصول را در نظر گرفت. زیرا تمام این مراحل در مجموع هزینه‌ها نقش دارند.
آشنایی با استراتژی مدیریت بر مبنای فعالیت (AMB)
در این سیستم باید از روش شناسایی ( استراتژی مدیریتی ) و اندازه گیری فعالیت‌هایی که کارایی مناسبی ندارند استفاده کرد. برخی فعالیت‌ها فاقد ارزش افزوده هستند. از همین رو باید از پرداختن به آنها صرف نظر شود.
زیرا بیشترین عدم کارایی از پرداختن به فعالیت‌های فاقد ارزش افزوده حاصل میشود. برای مدیریت بر مبنای فعالیت، ابتدا باید هزینه‌ها را برآورد کرد.
ارزیابی شرکت‌های موفق
همواره یکی از روش‌های که برای کاهش هزینه کارخانه، سازمان یا اداره در نظر گرفته میشود آنالیز رقبا و بررسی و ارزیابی عملکرد شرکت‌های موفق است.
یک مدیر موفق، برتری شرکت‌های رقیب را نسبت به خود می‌پذیرد. این امر سبب میشود تا بتوان با الگو برداری از شیوه مدیریتی آنها، هزینه‌ها را کاهش داد. در عین حال نیز با کاهش هزینه‌ها، نسبت به شرکت رقیب، برتری جست.
۵. مدیریت مواد اولیه با استفاده از رویکرد مدیریت زنجیره تأمین (SCM)
یکی از عمده‌ترین هزینه‌های هر سازمان و کارخانه‌ای هزینه تأمین مواد اولیه است. برای کاهش هزینه سازمان میتوان از رویکرد مدیریت زنجیره تأمین (SCM) استفاده کرد.
منظور از SCM مدیریت تمامی فرآیندهایی است که در پی آنها مواد اولیه به محصول نهایی تبدیل خواهند شد. برای این کار باید ارزش مشتری را به حداکثر رساند. همچنین مزایای رقابتی بازار را به دست آورد. برای حصول این نتایج باید فعالیت‌های جانبی عملکرد تجاری را ساده‌تر کرد.
بهبود کیفیت محصولات و روش‌های کار
یکی از راههای مهم برای کاهش هزینه کارخانه بهبود مستمر کیفیت محصولات است. حتی در ادارات و سازمان‌ها نیز باید به فکر بهبود کیفیت فرآیند انجام کار بود.
برای اینکه یک کارخانه بتواند سود بیشتری را به دست آورد باید در بازار رقابت با رقبا خود باقی بماند. یکی از روش‌های باقی ماندن در این بازار بهبود کیفیت محصولات و معرفی محصول است.
وقتی محصول یا عملکردی کیفیت لازم را نداشته باشد؛ باید دوباره مورد بررسی و بهبود قرار گیرد. از همین رو هزینه بسیاری باید صرف دوباره کاری شود.
از همین رو اگر از ابتدا به کیفیت محصولات و خدمات خود اهمیت دهید، دوباره کاری معنا نخواهد داشت. با ارائه محصولات و خدمات باکیفیت‌تر، زودتر میتوان در رقابت با رقبا پیروز شد. به‌علاوه هزینه‌ای نیز برای دوباره کاری دور ریخته نمیشود.
۷. استفاده از روش تولید به هنگام (JUST IN TIME)
یکی از روش‌ها برای کاهش هزینه سازمان ، اداره یا کارخانه تولید به هنگام است. محصول نهایی شما هرچه که باشد از محتوا سایت گرفته تا محصولات یک کارخانه باید زمانی تولید شوند که نیاز به آن وجود داشته باشد.
بیشترین ارزش ریالی یک سازمان اغلب صرف تهیه مواد اولیه، کالای در حال ساخت و کالای ساخته شده میشود. اگر موجودی کالای ساخته شده بیشتر از حد نیاز باشد، طبیعتاً هزینه بیشتری صرف مواد اولیه و ساخت آن شده است.
اما هزینه دیگری نیز برای نگهداری و بهبود کیفیت و از بین بردن ایردات آنها صرف خواهد شد. همچنین فرصت مالی شما نیز برای تولیدات مهم دیگر از بین خواهد رفت. از همین رو با تولید به هنگام (just in time) میتوان ضایعات و در پی آن هزینه‌ها را کاهش داد.
صرفه‌جویی‌های بزرگ
از خساست‌های ریز برای کاهش هزینه سازمان صرف نظر کنید و به جای آن صرفه‌جویی‌های بزرگتر را جایگزین نمایید. برای مثال برای بهبود کیفیت محصول یا خدمت خود در بازار رقابت هزینه کنید. اما به فکر صرفه‌جویی‌های بزرگ نیز باشید.
برای مثال یکی از راههای صرفه‌جویی این است که سرانه تولید یک محصول شامل کالا، محتوا، خدمت به ارباب رجوع و … را توسط یک نیروی خاص افزایش دهید.
همچنین افزایش سرانه تولید هر دستگاه یک کارخانه نیز میتواند موجب کاهش هزینه های کارخانه شود. به‌عبارتی باید سهم هر واحد محصول را از هزینه ثابت کاهش داد. این امر سبب صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌ها خواهد شد.
حذف ضایعات کار با استفاده از روش تولید ناب و کایزن
یکی از استراتژی های کاهش هزینه سازمان کاهش ضایعات کار است. عده‌ای فقط ضایعات را مختص کارخانه‌هایی می‌دانند که محصولی را تولید و آن را به بازار فروش عرضه میکنند.
اما ضایعات در هر سازمان و نهادی وجود دارد. این ضایعات شامل تصمیم گیری‌های نادرست، عدم کارکرد مناسب کارمندان، ضایعات ناشی از عدم عملکرد مناسب ماشین آلات و … هستند.
در حقیقت ضایعات هزینه را جذب میکنند درحالی که سودی به شرکت نمی‌دهند. از همین رو با استفاده از اصول تولید ناب و فرهنگ بهبود مستمر (کایزن) باید این هزینه‌ها را کاهش دهید.
۱۰. صرف هزینه برای آموزش کارکنان
از صرف هزینه برای آموزش کارکنان نترسید. این امر سبب کاهش هزینه سازمان در دراز مدت می‌گردد. کارکنان شما دارای سمت و دستمزد مشخص هستند.
از همین رو با آموزش آنها میتوانید سبب افزایش سوددهی آنها شوید. بدون اینکه هزینه‌ای به دستمزد آنها اضافه کرده باشید. این روش یکی از ۱۰ قانون تولید ناب یعنی پرورش کارکنان توانمند است و سبب کاهش هزینه پرسنلی خواهد شد.
استفاده از تکنولوژی متناسب با ظرفیت
برای کاهش هزینه کارخانه باید تکنولوژی را متناسب با ظرفیت تولید در نظر بگیرید. برای مثال برای ظرفیت‌های بالا تولید باید از تکنولوژی استفاده شود که سرمایه‌بر است. اما با صرف هزینه برای آن میتوان سبب کار اندوزی شد.
دقت به محل قرارگیری ماشین آلات و ابزارها
دقت به مسائل کوچک میتواند در کاهش هزینه سازمان در دراز مدت کمک کند. یکی از کارهایی که باید برای کاهش هزینه‌ها در نظر گرفته شود صرفه‌جویی در زمان است. این امر حتی سبب کاهش هزینه پرسنلی نیز خواهد شد.
وقتی چیدمان ابزار و وسایل به‌گونه‌ای باشد که یک کارگر برای استفاده از آنها نیاز به طی مسافت زیاد نداشته باشد، سبب صرفه‌جویی در زمان خواهد شد.
این امر سبب بازده بیشتر نیروی کار شما و کاهش هزینه‌ها میشود. این ابزار آلات میتوانند ابزار تولید یک کالای خاص در کارخانه باشند یا پرینتر شرکت کوچک شما که یکی از ابزار مهم کار گرافیست است.
تشکیل کمیته کاهش هزینه برای کسب تجربه و مشورت
یکی از استراتژی های کاهش هزینه کارخانه یا سازمان تشکیل یک کمیته راهبردی برای کاهش هزینه‌ها است. هزینه زیادی ممکن است در یک سازمان در جایی پرت شود که حتی به چشم نمی‌آید. اما تشکیل شورا و کمیته راهبردی برای کاهش هزینه‌ها میتواند سبب آگاهی مدیریت نسبت به جزییات شود.
۱۴. استفاده از رویکرد شش سیگما برای گسترش متدهای مدیریتی
رویکرد شش سیگما در حقیقت یک استراتژی برای تحول سازمانی است. این روش‌ها با حل مشکلات یک سازمان یا کارخانه از طریق گسترش روش‌های مدیریتی، درنهایت سبب تحول و جهش یک سازمان خواهد شد.
روش کار این رویکرد درحقیقت، روشی برای حذف عیوب در هر فرآیند است. این روش مسائلی همچون رشد سود نهایی و بهبود مسائل مالی، افزایش سهم بازار و کاهش هزینه سازمان بر اساس استراتژی کاهش هزینه و … را دنبال میکند.
ترویج کار گروهی
کار گروهی با کاهش هزینه های پرسنلی رابطه مستقیم دارد. وقتی کارمندان شما کار گروهی انجام دهند؛ کارها با سرعت بیشتری تمام خواهد شد. همچنین وقت خالی پرسنل پر خواهد شد. از همین رو کاهش پرتی سبب کاهش هزینه‌ها در دراز مدت میشود.
آشنایی با موانع کاهش استراتژیک هزینه سازمان و روش رفع این موانع
حتی اگر با تمام استراتژی های کاهش هزینه سازمان و کسب و کار نیز آشنا باشید. همچنان موانعی سبب جلوگیری از کاهش استراتژیک هزینه‌ها خواهند شد. به‌عنوان یک مدیر موفق، لازم است که این موانع را به‌خوبی بشناسید. این امر سبب میشود تا با رفع به‌موقع این موانع بتوانید؛ سبب کاهش ۵۰ درصدی هزینه‌ها و حتی بیشتر شوید.
عدم وجود عزم همگانی و پایبند نبودن برخی مدیران به این استراتژی‌ها مانع بزرگی در این راه است. یک مدیر موفق با متقاعد کردن مدیران و کارمندان خود راه رسیدن به هدف را هموار میکند.
عدم شناخت دقیق و ریشه‌ای مشکلاتی که سبب افزایش هزینه میشود.
نداشتن معیاری مناسب و یا بوم کسب وکار برای سنجش میزان موفقیت روش‌های کاهش هزینه کسب و کار مانع این کار است.
فرآیند بلند مدت تحقق عقاید و اهداف یکی دیگر از موانع این موضوع است. با کوتاه کردن این فرآیند انگیزه بیشتری برای تحقق هدف ایجاد میشود.
تمرکز بر روی بخش‌هایی که پرتی هزینه در آنها کم است نیز سبب از دست رفتن زمان و کاهش اندک هزینه‌ها میشود.
عدم استفاده کافی و مناسب از ظرفیت‌ها مانع کاهش هزینه کارخانه یا سازمان است. منظور از ظرفیت، نیروی انسانی ماشین آلات و … است.
نبود سیستم جامع اطلاعات حسابداری نیز مانع کاهش هزینه سازمان خواهد شد. اطلاعات حسابداری برای تحقق اهداف یک مدیر موفق مانند دو چشم بینا عمل خواهد کرد.
قوانین و مقررات سختگیرانه نه‌تنها سبب کاهش هزینه کسب و کار شما نمیشود؛ بلکه سبب سرپیچی پرسنل نیز میشود. این امر باعث میشود تا اهداف شما با شکست مواجه شود. از همین رو بهتر است برنامه‌ریزی منعطفی برای کاهش هزینه‌ها داشته باشید.
تکنولوژی در جهت رشد بشر و تسریع در عملکرد آن است. عدم استفاده از تکنولوژی نیز مانعی برای کاهش هزینه پرسنلی، کارخانه و کسب و کار شماست.
مدیریت دیکتاتوری و عدم توجه به توصیه‌های دیگران نیز نه‌تنها سبب کاهش هزینه شما نخواهد شد؛ بلکه آنها را افزایش نیز میدهد. به‌نحوی که حتی ممکن است برخی استراتژی‌های شما برای کاهش هزینه نیز سبب افزایش هزینه‌ها شود.
معرفی چند روش برای کاهش هزینه های شرکت با توجه به بحران های اقتصادی فعلی
با توجه به شرایط دشوار سیاسی و رکودهای اقتصادی که امروزه نه تنها ایران بلکه جهان را تحت تاثیر قرار داده است بسیاری از شرکت‌ها با مشکلات زیادی در زمینه تولید،فروش و حتی سایر موارد مواجه شده‌اند. در واقع مشکلات ناشی از ویروس کرونا باعث تغییر در روند عادی کاری تمامی کسب و کارهای دنیا گردیده است. حال به منظور رهایی از این مشکلات مدیران و صاحبان تجارت‌ها مدت‌هاست به این فکر هستند که چگونه باید شرکت خود را با کمترین ضرر از این شرایط سخت خارج سازند.
حال به منظور پاسخ به این سوالات ما در ادامه این مقاله برای شما چندین روش را توضیح داده‌ایم که با اجرا کردن آنها شما موفق خواهید شد تا از بحران‌های اقتصادی فعلی که تمامی جهان در حال گذراندن آن هست گذر کنید و همچنین به کاهش هزینه‌های شرکت خود بپردازید.
کاهش هزینه‌های اختیاری
ممکن است برخی از شرکت‌ها قصد ساختن ساختمان‌های جدید متعلق به موسسه خود را داشته باشند و یا حتی ممکن است که تصمیم بگیرند در قسمت‌های داخلی دفتر اداری و یا پیوست‌های خود تغییراتی ایجاد نمایند. باید به شما بگویم که بهترین راه حل برای کاهش هزینه های شرکت با توجه به این شرایط دشوار فعلی لغو کامل تمامی این پروژه‌ها و یا موکول کردن آنها به زمانی دیگر است.
رسیدگی کردن به تصمیمات خرید با دقت زیاد
طبیعی است که هر شرکتی وسایل ضرورری و مورد نیاز مرتبط با حیطه کاری خود را خریداری کنند و غالباً این شرکت‌ها وسایل مورد نیاز خود را در مقادیر زیاد و با قیمتی کمتر از منابع معتبر خریداری میکنند. همانطور که می‌دانید هنگامی که از یک جنس بیشتر بخرید قطعاً قیمت آن برای شما مناسبتر حساب خواهد شد نسبت به خرید همان جنس اما در تعداد و یا مقداری محدودتر.
اما سوالی که اینجا مطرح میشود این است که چگونه میتوانید به منظور کاهش هزینه های شرکت وسایل مورد نیاز خود را در مقداری محدود اما با قیمتی مناسبتر خریداری نمایید؟
در حقیقت بحران‌های مالی ممکن است بسیاری از اصول و قوانین داد و ستد را تغییر دهند و از آنجایی که امروزه شرکت‌های زیادی وجود دارند که صرف نظر از مقدار یا اندازه کالا حاضرند اجناس خود را با قیمتی پایینتر به شما بفروشند تنها کافیست تا این مراکز را بیابید و اجناس مورد نظر خود را با قیمتی پایینتر و بدون نیاز به خرید مقداری زیاد برای ذخیره سازی تهیه نمایید.
خرید دستگاه‌ها و وسایل نقلیه مورد نیاز خود را متوقف کنید
خرید تجهیزات اداری مانند رایانه، چاپگر و حتی وسایل نقلیه‌ای مثل اتومبیل و اتوبوس ممکن است در شرایط عادی برای شرکت امری طبیعی باشد اما با این وجود با توجه به شرایط دشوار اقتصادی و بحران‌های مالی فعلی بهتر است تا نسبت به خرید چنین اقلامی اندکی صبر کنید. این نکته را بدانید که شرایط فعلی به کنترل دقیق تصمیمات در زمینه خرید نیاز دارد.
کنترل خدمات
در شرایط ویژه فعلی کارفرمایان میتوانند به منظور نظارت بر خدمات داخلی شرکت خود مانند تلفن‌ها، دستگاه‌های ارتباطی، اینترنت و سایر خدمات نظارت کنند تا مطمئن گردند که کارمندان از این وسایل تنها در راستای اهداف کاری و در حد مناسب استفاده میکنند.
حقوق و دستمزدهای بالا را کاهش دهید
انتخاب کاهش حقوق به منظوره کاهش هزینه های شرکت ممکن است بهترین گزینه ممکن برای صاحبین کسب و کارها نباشد، زیرا انجام این کار بسیار خطرناک است و ممکن است حتی بقای شرکت شما را تهدید کند و کارکنان را به ترک کار و رفتن به شرکت‌های دیگر سوق دهد.
در واقع بحران‌های مالی موجود در یک کشور میتوانند این معادلات را تغییر دهند. بر فرض مثال اگر شما در جامعه‌ای زندگی میکنید که یافتن شغل کار سختی است در این صورت شرکت‌ها میتوانند به خود جرات انجام این کار را بدهند، زیرا مطمئن‌اند که کارمندان به علت سختی یافتن کار، شغل خود را رها نخواهند کرد. پس بهتر است ابتدا حقوق کارمندان را اندکی کاهش دهید و این موضوع را به همه آنها اعلام کنید.
کاهش روزهای کاری هفتگی
شما میتوانید با کاهش روزهای کاری در یک هفته به ۴ یا ۵ روز هزینه‌های شرکت خود را کاهش دهید. در صورت پیروی از این ایده دیگر دستمزد کارمندان شما به صورت ساعتی محاسبه خواهد شد و چیزی حدود ۱۰ درصد کاهش می‌یابد. البته به این موضوع توجه کنید که تصمیماتی که قرار است در خصوص کاهش هزینه‌های شرکت اتخاذ کنید نیاز به آماده سازی روانشناختی کارکنانتان پیش از عملی کردن این ایده ها دارد.
کاهش تعداد کارمندان اخراج
تصمیم برای اخراج تعدادی از کارمندان میتواند یکی از دشوارترین تصمیماتی باشد که هر شرکت مجبور به گرفتن آن شود. با این وجود با توجه به شرایط سخت اقتصادی، مالی و اجتماعی فعلی برای برخی از شرکت‌ها به منظور تامین هزینه‌های ضروری خود گزینه دیگری جز اخراج تعدادی از کارمندان باقی نمی‌ماند به ویژه برای شرکت‌هایی که هزینه های زیادی بابت حقوق میپردازند. شرکت‌ها معمولا کارکنانی را که سوابق شغلی ضعیفی دارند اخراج میکند و این امر را به صورت تدریجی انجام میدهند تا جایی که فقط افراد با صلاحیت و باتجربه باقی بمانند.
افزایش بازاریابی برای کاهش هزینه‌ها
یکی از بهترین کارهایی که به منظور کاهش هزینه های شرکت میتوانید انجام دهید متمرکز شدن بر روی مراحل بازاریابی است. یکی از پیامدهای اصلی بحران‌های اقتصادی کاهش فروش در شرکت است و مناسب است که در چنین حالتی از بازاریابی و روش‌های تبلیغاتی نسبتاً ارزان قیمت استفاده کنید. در زیر تعدادی از ابزارهای تبلیغاتی ارزان قیمت را به شما معرفی میکنیم که میتوانید با اطمینان کامل از آنها استفاده کنید و در نتیجه باعث کاهش هزینه‌های شرکت خود بشوید.
نتیجه گیری
کاهش هزینه سازمان و کسب و کار نیازمند داشتن برنامه‌ریزی و استراتژی است. از آنجایی که این موضوع از اهمیت ویژهای برخوردار است؛ استراتژی‌های زیادی نیز برای آن تعریف شده است.
برای کاهش هزینه کارخانه، پرسنل و … باید ایرادات کار خود را به‌خوبی بشناسید و استراتژی‌های متناسب را برای کاهش هزینه‌ها به کار ببندید.
در حین انجام این فرآیند، موانعی ممکن است روند حرکت شما را کند، کند. با شناخت و حذف موانع میتوان سرعت رسیدن به هدف را افزایش داد.
برخی از سوالات رایج
راهکارهای کاهش هزینه سازمان کدامند؟
کاهش هزینه‌ی شرکت با چاپ کمتر صورت حساب های خود را زودتر پرداخت کنید اجناس انبار خود را کاهش دهید استفاده از بازاریابی اینترنتی کاهش هزینه شرکت با نیرو های کارآموز فکر کردن به کار در منزل کارمندان لوازم کارکرده خریداری کنید در مصرف برق صرفه جویی کنید
تاثیر تبلیغات کلامی بر کسب و کار چقدر است؟
از تبلیغات کلامی یا بازاریابی ویروسی بیشتر استفاده کنید. برای آنکه بتوانید به صورت محیطی در اطرافتان به شناخته شدن برسید لازم است تا روش‌های سنتی را هم انجام دهید. در این روش میتوانید به معرف‌ها درصدی تخفیف دهید تا به معرفی افراد بیشتر تشویق شوند.
نقش اسپانسر در کاهش هزینه سازمان و کسب و کار چیست؟
اگر برای کسب و کار خود مراسمی برگذار میکنید سعی کنید برای صرفه جویی در مخارج خود از اسپانسر یا حامی کمک بگیرید.در عوض این امر برای اسپانسر خود مزایایی مانند تبلیغات و تخفیفات اختصاص دهید.
