قواعد جلسات کسب و کارتان

چند وقت پیش، در یک جلسه با یک مشتری بالقوه، خودم و دیگران متعجب شدیم. مدت زمان کوتاهی بعد از این‌که یکی از مدیران اجرایی نمایندگی تبلیغاتی شرکت ما، شروع به صحبت کرد و در مسیر مناسبی در ارائه‌ی مفاد تبلیغاتی خود بود، از جای خودم بلند شدم، به سمت صندلی وی رفتم و صفحه‌ی لپ تاپ وی را بستم.

در حالی که متوجه‌ی خروج انرژی از فضای جلسه بودم، توضیح دادم که اگرچه ۲۰ مورد کاوی مناسب از مشتریان در اختیار دارم که مایل‌ام ارائه کنم، ولی مایل‌ام حرکت سریع‌تری به سوی جلو داشته باشم. روش بهتر برای اثبات این امر، به غیر از تغییر رویکرد در جلسات معرفی چیست؟ با این توضیح، در واقع دستور جلسه را در سطل آشغال پرت کرده‌بودم. در حالی که برنامه‌ای نداشتم که این گرد‌هم‌آیی را خراب‌کنم، از آنچه بعداً اتفاق افتاد خوشحال بودم: ما مکالمه‌ی مناسبی درباره‌ی اهداف و چالش‌های مشتری بالقوه‌ی خود و تخصص‌های خود داشتیم. آنچه به عنوان یک ارائه‌ی رایانه‌ای شروع شده بود، تبدیل به مباحثه‌ی رو در روی تعاملی شد. آن مشتری بالقوه، اکنون یکی از مشتریان اصلی شرکت ما است.

مطمئناً گروه من از این حرکت من شگفت‌زده شد و من بعداً از آن‌ها عذرخواهی کردم. اما وقتی بحث از جلسات می‌شود، مایل‌ام جلسات کوتاه، تعاملی، و مولد باشند.

در زیر، هفت قاعده پیشنهاد می‌شود که لازم است در جلسات کسب و کار رعایت شود:

۱ .سر وقت شروع کنید.

اگر باید پنج نفر در یک اتاق کنفرانس در ساعت ۱۰ صبح گرد هم ‌آیند، نباید ۵ دقیقه برای یک فرد مزاحم منتظر بمانید. درب اتاق را ببندید و جلسه را شروع کنید. منتظر ماندن برای افرادی که تاخیر دارند، تنها قدرت آن‌ها را تقویت می‌کند. اگر این کار را انجام دهید، احتمال تکرار رفتار افرادی که دیر می‌رسند، و باعث ناراحتی سایرین می‌شوند، کاهش می‌یابد.

۲.اهداف خود را بیان کنید.

به آنچه در ابتدای جلسه تصمیم می‌گیرید یا می‌خواهید به آن دست یابید، توجه کنید. اگر دستور جلسه‌ای وجود دارد، آن را کوتاه کنید تا اهداف در قالب دستور جلسه‌ی طولانی و بیش از حد مفصل، تعریف نشود.

۳.تعداد افراد را محدود کنید.

تلاش کنید تا جلسات را به پنج تا هفت نفر در صورت امکان محدود کنید. وقتی گروه بزرگ‌تر می‌شود، تعدادی از شرکت‌کنندگان، تبدیل به تماشاگر می‌شوند.

۴.جلسات را کوتاه کنید.

اغلب، میزان زمانی که برنامه‌ریزی می‌کنید تا یک اقدام را عملی کنید، مدت زمانی است که در واقع برای اجرای آن عمل ضرورت دارد. به نظر می‌رسد که یک ساعت به شکل پیش فرض، برای عملی کردن یک اقدام مناسب باشد.  ۱۵ تا ۳۰ دقیقه نیز می‌تواند به عنوان وقت اضافی در نظر گرفته شود.

۵.از تمام شرکت‌کنندگان بخواهید به اهداف جلسات کمک کنند.

در شرکت ما، اگر در جلسات صحبت نکنید، مجدداً به جلسات دعوت نخواهید شد. تعامل و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها ضرورت دارند.

۶.قواعد جدیدی برای ارائه با نکته پرداز ایجاد کنید.

وقتی به ارائه‌ی بصری نیاز باشد، چند رهنمود در این‌باره وجود دارد. از تصاویر بیشتر از کلمات استفاده کنید (قاعده‌ای در شبکه مجازی توئیتر وجود دارد که اجازه ورود بیش از ۱۴۰ کلمه را به کاربر نمی‌دهد، مایل‌ام از این قاعده الهام بگیرم). در نهایت، خلاصه‌ای از تصمیمات داریم و اکنون نوبت گام بعدی است).

۷.جلسه را به بیرون از اتاق کنفرانس منتقل کنید.

وقتی یک گروه کوچک گرد ‌هم‌ می‌آیند، تمایل داریم تا جلسه را به بیرون از اتاق کنفرانس انتقال دهیم. گاهی قدم می‌زنیم یا جایی در بیرون برای نشستن پیدا می‌کنیم. از نظر من، اتاق کنفرانس، حتی اتاقی که بسیار شیک باشد، افراد را در فضای کلاس درس قرار می‌دهد.

رویکرد متحرک برای جلسات، ایده‌ها را جاری می‌سازد. وقتی در جایی گیر کرده‌باشیم یا بی حرکت‌باشیم، آماده‌ی تغییر موضوع، رها کردن دستور جلسه یا حتی خاتمه‌ی جلسه خواهیم بود.